Warum haben sowohl Vermögenswerte als auch Ausgaben einen Sollsaldo?

Während es widersprüchlich erscheint, dass sowohl Vermögenswerte als auch Ausgaben Sollsalden haben können, ist die Erklärung ziemlich logisch, wenn man die Grundlagen der Rechnungslegung versteht. Die heutige Buchhaltungstheorie basiert auf einem Doppeleintragssystem, das vor über 500 Jahren geschaffen und von venezianischen Händlern verwendet wurde. Die Grundlagen dieses Systems sind über die Jahre hinweg konsistent geblieben.

Was sind die Grundlagen eines Buchhaltungssystems?

Einrichten der Erstkonten

Der erste Schritt beim Einrichten eines Buchhaltungssystems für ein Unternehmen besteht darin, die Konten zu identifizieren, die zur Erfassung der Finanztransaktionen des Unternehmens erforderlich sind. Eine Startliste mit Konten für ein Unternehmen kann Folgendes enthalten

  • Kasse.
  • Accounts erhaltbar.
  • Inventar.
  • Anlagevermögen.
  • Abbrechnungsverbindlichkeiten.
  • Bankdarlehen.
  • Eigenkapital.
  • Erlöse.
  • Kosten.

Die Liste der Konten wird als Kontenplan bezeichnet. Wenn das Geschäft wächst, können dieser Liste weitere Konten hinzugefügt werden, um der zunehmenden Vielfalt von Transaktionen Rechnung zu tragen.

Aktiv-, Passiv- und Eigenkapitalkonten gelten als "permanente Konten". Diese Konten werden zum Ende des Rechnungsjahres nicht geschlossen. Ihre Salden werden auf die nächste Rechnungsperiode vorgetragen.

Einnahmen- und Ausgabenkonten werden als "temporäre Konten" eingerichtet. Die Salden auf diesen Konten nehmen im Laufe des Jahres zu und ab und werden zum Ende des Rechnungszeitraums geschlossen.

Grundlagen der Rechnungslegung

Gutschriften und Belastungen werden im doppelten Buchhaltungssystem als Methode zur Erfassung von Finanztransaktionen verwendet. Jeder Eintrag in das Buchhaltungssystem muss eine Lastschrift und eine Gutschrift haben und umfasst immer mindestens zwei Konten. Ein Probesaldo der gesamten Buchhaltungseinträge für ein Unternehmen bedeutet, dass die Summe der Belastungen der Summe aller Gutschriften entsprechen muss.

Die Einträge erfolgen in einer Form, die als T-Accounts bezeichnet wird. Dies ist eine visuelle Hilfe, die ein Konto im Hauptbuch darstellt. Der Name des Kontos wird über dem oberen Teil des T gebucht. Lastschriftbuchungen werden auf der linken Seite des T und Guthabenbuchungen auf der rechten Seite gebucht.

Um die Verwirrung um die Bedeutung von Belastungen und Gutschriften zu beseitigen, muss man das Konzept akzeptieren, dass die Wörter keine andere Bedeutung als links und rechts haben. Das ist alles. Komplizierter geht es nicht. Belastungen werden verwendet, um Erhöhungen von Vermögenswerten und Ausgaben zu erfassen.

Lassen Sie uns diesen Prozess anhand eines einfachen Beispiels veranschaulichen. Angenommen, der Büroleiter gibt 375 US-Dollar für den Kauf von Papier, Stiften und Toner für den Drucker aus und bezahlt diesen Kauf durch Ausstellen eines Schecks.

Die Buchungen wären eine Belastung des Ausgabenkontos für Büromaterial in Höhe von 375 USD und eine Gutschrift in Höhe von 375 USD auf dem Bankkonto des Unternehmens.

Die Buchhaltungsgleichung

Die Bilanzierungsgleichung ist die Grundlage eines doppelten Buchführungssystems.

  • Die grundlegende Rechnungslegungsgleichung lautet wie folgt:
  • Aktiva = Passiva + Management Eigenkapital

Durch die Verwendung der doppelten Buchführung wird sichergestellt, dass die Bilanz immer ausgeglichen ist und ein Probesaldo aus Belastungen und Gutschriften immer gleich ist.

Nehmen wir ein weiteres Beispiel, um dieses Prinzip zu veranschaulichen. Angenommen, der Produktionsleiter hat Rohstoffe im Wert von 3.200 USD gekauft, die für die Herstellung der Produkte des Unternehmens benötigt werden. Der Kauf wurde von einem Lieferanten des Unternehmens getätigt, wobei die Zahlung innerhalb von 30 Tagen fällig war.

Die Buchungen wären eine Belastung des Rohstoffbestands von 3.200 USD und eine Gutschrift von 3.200 USD für die Verbindlichkeiten.

Schauen wir uns nun an, auf welchen Konten Debit- und Guthaben vorhanden sind.

Normale Guthaben auf Konten

Konten führen normalerweise entweder Schulden oder Guthaben. Das Folgende ist eine Liste der normalen Salden für die Basiskonten:

  • Bargeld: Lastschrift.
  • Debitorenbuchhaltung: Lastschrift.
  • Inventar: Lastschrift.
  • Anlagevermögen: Lastschrift.
  • Kreditorenbuchhaltung: Gutschrift.
  • Bankdarlehen: Kredit.
  • Eigenkapital: Kredit.
  • Einnahmen: Kredit.
  • Ausgaben: Lastschrift.

In der Regel führen die Bilanzkonten Vermögenswerte mit Sollguthaben und Verbindlichkeiten als Guthaben. Dies sind statische Zahlen, die die Finanzlage des Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt widerspiegeln.

Einnahmen- und Ausgabenvorgänge sind Aufzeichnungen über Zu- und Abflüsse über einen bestimmten Zeitraum, z. B. ein Jahr. Diese Finanztransaktionen werden über den Zeitraum akkumuliert und am Ende des Zeitraums mit bereinigten Buchungen abgeschlossen, hoffentlich mit einem Gewinn. Der resultierende Gewinn oder Verlust wird auf das Eigenkapitalkonto gebucht, um den Saldo in der Bilanzierungsgleichung aufrechtzuerhalten.

Betrachten Sie dieses Beispiel für die Funktionsweise des Abrechnungsprozesses. Beginnend mit der Bilanzierungsgleichung der Vermögenswerte entspricht die Summe der Verbindlichkeiten zuzüglich des Eigenkapitals:

  • Vermögen: 3.750.000 USD.
  • Verbindlichkeiten: 1.800.000 USD.
  • Eigenkapital: 1.950.000 USD.

Im Laufe eines Jahres hat das Unternehmen folgende Einnahmen und Ausgaben:

  • Umsatzguthaben: 3.340.000 USD.
  • Ausgaben für die Kosten der verkauften Waren - Belastungen: 2.000.000 USD.
  • Verwaltungs- und Gemeinkostenbelastungen: 1.000.000 USD.
  • Steuern-Belastungen: 100.000 US-Dollar.
  • Nettogewinn: 240.000 USD (dies ist ein Gewinn, der dem Eigenkapitalkonto des Eigentümers gutgeschrieben wird).

Nehmen Sie der Einfachheit halber an, dass das Unternehmen alle Verkäufe gegen Bargeld getätigt hat. In diesem Fall würde sich das Vermögen des Unternehmens im Laufe des Jahres um 240.000 USD an Bargeld erhöhen und das Eigenkapitalkonto der Eigentümer auf 2.190.000 USD (1.950.000 USD + 240.000 USD) erhöhen.

Jetzt haben wir die Buchhaltungsgleichung:

  • Vermögenswerte: 3.750.000 USD + 240.000 USD = 3.990.000 USD.
  • Verbindlichkeiten: 1 800.000 USD .
  • Eigenkapital: 2.190.000 USD. 3.990.000 USD = 1.800.000 USD + 2.190.000 USD.

Die Bilanzierungsgleichung gleicht aus; Alles ist gut und das Jahr beginnt von vorne.

Anlagenkonten mit Sollguthaben

Im Folgenden sind typische Anlagenkonten mit Sollsalden aufgeführt:

  • Kasse.
  • Wertpapiere des Umlaufvermögens.
  • Accounts erhaltbar.
  • Inventar.
  • Rechnungsabgrenzungsposten.
  • Gebäude.
  • Ausrüstung.

Betrachten wir einige Beispiele für Einträge in diese Anlagenkonten.

  • Zahlung der ausstehenden Zahlung an einen Lieferanten:
  • Belastung der Kreditorenbuchhaltung: Dies reduziert den dem Lieferanten geschuldeten Saldo.
  • Gutschrift auf Bargeld: Das Barguthaben wird um den an den Lieferanten gezahlten Betrag reduziert.
  • Ein Kunde zahlt eine Forderung gegenüber dem Unternehmen:
  • Lastschrift auf Bargeld: Bargeld wird auf das Bankkonto eingezahlt, wodurch sich das Barguthaben erhöht.
  • Gutschrift auf Forderungen: Der ausstehende Saldo des Kunden wird reduziert.
  • Unternehmen kauft ein neues Lager:
  • Belastung des Anlagevermögens: Der Vermögensbestand erhöht sich um den Wert des Gebäudes.
  • Kredit für Bankdarlehen: Geld wird von der Bank geliehen, um den Kauf eines Gebäudes zu finanzieren.
  • Kauf von Ausrüstung für die Produktionslinie; per Scheck bezahlt:
  • Belastung des Gerätevermögens: Die Anzahl der Geräte wird durch den Kauf erhöht.
  • Gutschrift auf Bankkonto: Bargeld auf dem Bankkonto wird um den Kaufbetrag reduziert.

Spesenabrechnungen mit Sollguthaben

Normalerweise führen Spesenabrechnungen Lastschriften auf der linken Seite des T-Kontos. Belastungen erhöhen den Saldo auf einem Aufwandskonto. Beispiele für diese Konten sind

  • Gehälter.
  • Miete.
  • Lieferungen.
  • Interesse.
  • Versicherung.
  • Lizenzen.
  • Werbung.

Es folgen einige Beispiele für Buchungen auf einem Spesenkonto:

Zahlung von Gehältern:

  • Belastung der Gehälter: Der Betrag der gezahlten Gehälter wird dem Aufwandskonto belastet.
  • Gutschrift auf Bargeld: Der Kontostand wird um die Höhe der gezahlten Gehälter reduziert.

Mietzahlung:

  • Belastung der Mietkosten: Die gezahlte Miete erhöht den Sollsaldo auf dem Mietkostenkonto.
  • Gutschrift auf Bargeld: Das Bankguthaben wird durch die gezahlte Miete reduziert.

Kauf von Fertigungsmaterial:

  • Belastung des Verbrauchsmaterialaufwands: Der Kaufbetrag wird dem Verbrauchsmaterialaufwand belastet.
  • Gutschrift auf Kreditorenbuchhaltung: Der dem Lieferanten geschuldete Betrag wird durch den Kauf erhöht.
  • Die meisten Aufwandsbuchungen haben entweder eine Lastschrift oder eine Gutschrift.

Nachdem Sie die Vorstellung verstanden haben, dass Belastungen und Gutschriften die linke und rechte Seite eines T-Kontos bedeuten, wird es ziemlich einfach, der Logik der Buchung von Einträgen zu folgen. Anlagenkonten werden mit Lastschriftbuchungen erhöht, und die Kostenkontensalden erhöhen sich während des Abrechnungszeitraums mit Lastschrifttransaktionen. Die Ergebnisse der Einnahmen- und Ausgabenkonten werden zusammengefasst, geschlossen und zum Jahresende in den Gewinnrücklagen des Unternehmens verbucht. Jede Kostenbelastung oder Gutschrift wird auf Null gesetzt und beginnt von vorne.