So exportieren Sie Outlook-E-Mails in Excel-Tabellen

Outlook ist eines der besten verfügbaren E-Mail-Programme und für viele geschäftliche E-Mail-Benutzer die erste Wahl. Die Plattform ist leistungsstark, da sie große Mengen an E-Mails gut organisiert, in zahlreiche Erweiterungen von Drittanbietern integriert ist, hohe Sendebeschränkungen für die kommerzielle Nutzung aufweist und mehrere Konten einfach auf einem einzigen Server erstellt und verwaltet werden können.

Zu den Mängeln von Outlook gehört eine einfache Methode zum Exportieren von E-Mails oder die Möglichkeit, Daten schnell aus E-Mails zu extrahieren. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, vom Kopieren und Einfügen einzelner E-Mails in Textdokumente bis zum Exportieren in ein CSV- oder Excel-Format. Keine Option ist perfekt und die benutzerdefinierte Formatierung geht während des Vorgangs häufig verloren.

Warum E-Mails exportieren?

Es gibt wirklich nur wenige Gründe, E-Mails aus Outlook zu exportieren. Wenn Sie Ihren Posteingang auf einen anderen Server und eine andere Plattform verschieben, ist ein Export erforderlich, wenn Sie keinen Neuanfang wünschen. Wenn Sie auf ein neues System umsteigen, können alle wichtigen E-Mail-Konversationen aus früheren Börsen verloren gehen.

Exportieren Sie in eine Excel-Arbeitsmappe oder eines von vielen anderen Formaten, um den Verlust wertvoller E-Mail-Daten zu vermeiden. Beachten Sie, dass das Hochladen in ein lesbares und einfach zu definierendes Format auf einem neuen System wahrscheinlich schwierig oder unmöglich ist. Die Excel-Tabelle kann Konversationen organisieren und als Datenbank dienen, in der Sie nach Kontext oder Datum nach alten Kontakten und Konversationen suchen können.

Der andere Grund für den Export von E-Mails besteht darin, die Daten in einer Sicherungsdatei zu speichern. Sensible Informationen, die aus rechtlichen oder persönlichen Gründen einen Rückruf erfordern, sollten gesichert werden. Wenn Ihr Server jemals gelöscht wird, speichert die Excel-Datei alles aus früheren E-Mail-Konversationen.

E-Mails aus Outlook nach Excel exportieren

Das Exportieren von E-Mails aus Outlook nach Excel ist einfach. Beachten Sie jedoch, dass Sie nur Klartext und grundlegende Links beibehalten. Alle anderen Formatierungen gehen verloren. Wenn Sie die Formatierung wiederherstellen möchten, ist das Speichern als HTML-Dateien eine gute Alternative.

Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf die Option "Datei", gefolgt von der Option "Öffnen und Exportieren". Klicken Sie auf "Importieren / Exportieren" und "In eine Datei exportieren", bevor Sie den Dateityp auf Excel setzen. Eine CSV ist ähnlich und kann später auf Wunsch problemlos in eine Excel-Arbeitsmappe übertragen werden.

Wählen Sie schließlich den Zielordner aus, in dem die Datei gespeichert werden soll. Wählen Sie "Fertig stellen", um die E-Mails im angegebenen Ordner zu speichern. Beenden Sie Outlook und navigieren Sie zum Ordner. Überprüfen Sie, ob die Datei gespeichert ist, und versuchen Sie, sie zu öffnen. Die Excel-Arbeitsmappe oder CSV-Datei sollte mit allen E-Mail-Daten geöffnet werden.

Alternative Optionen

Andere Dateitypen werden ebenfalls von Outlook unterstützt. Das .PST-Label dient speziell zum Sichern von Outlook-E-Mails und anderen auf dem Server gespeicherten Daten. Die .OLM hat auf Mac-Systemen dieselbe Funktion. Der Haken dabei ist, dass die Datei nur mit anderen Outlook-E-Mails kompatibel ist. Wenn Sie die E-Mail-Daten öffnen oder übertragen möchten, muss dies in einem anderen Outlook-Konto geschehen.

Die andere Problemumgehung ist spezifisch für Google Mail. Sie können ein Google Mail-Konto in Outlook einrichten. Dies bedeutet im Wesentlichen, dass Sie einen Google Mail-Server, aber ein Outlook-Gesicht zum Verwalten Ihrer E-Mails verwenden. Die Systeme arbeiten zusammen, und Sie können alle Outlook-E-Mails in die einzelnen Ordner kopieren und in neue Google Mail-Ordner verschieben. Wenn Sie Outlook nach dem Verschieben der E-Mails verlassen, bleiben diese auf dem Google Mail-Server.

Das Übertragen von E-Mails aus einem gesamten Unternehmen mit mehreren Konten ist schwierig, und es gibt keinen klaren Weg für den Plattformwechsel. Die Integration in ein System wie Salesforce, das alle Aktionen separat verfolgt, hilft, da diese Aktionen im Salesforce-Konto gespeichert bleiben. Wechseln Sie die Server, und zumindest haben Sie noch die E-Mail-Adressen und den Verlauf für jede E-Mail. Ansonsten ist ein Serverwechsel schwierig und etwas chaotisch.