10 Regeln für die ordnungsgemäße Etikette von Geschäftstreffen

Die Einhaltung der richtigen Etikette für ein Geschäftstreffen schafft Respekt bei den Teilnehmern des Treffens, hilft, das Treffen pünktlich zu beginnen und zu beenden, und fördert eine Atmosphäre der Zusammenarbeit. Mangelnde Etikette und schlechte Planung sind zwei der Hauptgründe, warum viele Geschäftstreffen scheitern. Bringen Sie Ihren Mitarbeitern die Etikette für Geschäftstreffen bei, um sicherzustellen, dass die Besprechungen Ihres Unternehmens effektiv sind.

1. Früh ankommen (keine Ausreden)

Kommen Sie mindestens 15 Minuten früher am Ort des Geschäftstreffens an. Dies zeigt Respekt und ermöglicht es Ihnen, einen Sitzplatz zu finden und sich vor Beginn des Meetings niederzulassen.

2. Befolgen Sie die Agenda

Der Vorsitzende der Sitzung sollte jedem Teilnehmer mindestens eine Woche im Voraus eine Tagesordnung zusenden. Die Teilnehmer sollten den Vorsitzenden anrufen, um mindestens 48 Stunden vor der Sitzung Bedenken hinsichtlich der Tagesordnung zu äußern. Der Vorsitzende und der betroffene Teilnehmer haben dann Zeit, um festzustellen, ob Änderungen vorgenommen werden müssen. Auf der Tagesordnung sollten auch die Start- und Endzeiten des Treffens stehen.

3. Seien Sie gründlich vorbereitet

Jeder Teilnehmer sollte mit allen Materialien und Daten, die er benötigt, und einem Verständnis des Besprechungsthemas zum Meeting kommen. Der gesamte Zweck des Treffens besteht darin, das vorliegende Thema zu erörtern. Sie haben die Zeit aller verschwendet, wenn Sie nicht bereit sind, einen Beitrag zu leisten.

4. Machen Sie regelmäßig Pausen

Die Sitzungen sollten alle zwei Stunden unterbrochen werden, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer konzentriert bleiben. Streben Sie Pausen von etwa 20 Minuten und Essenspausen von etwa 30 Minuten an.

5. Befolgen Sie die Kleiderordnung

Der Vorsitzende sollte angeben, welche Art von Kleidung für das Meeting erforderlich ist, entweder Business Casual oder Business Formal, und die Teilnehmer sollten diese Regel befolgen. Eine repräsentative Auflistung der Kleidung wäre hilfreich, da die Teilnehmer möglicherweise unterschiedliche Ansichten darüber haben, was Business Casual und Business Formal ist. Wenn Sie das Meeting beispielsweise als geschäftlich formell auflisten, können Sie angeben, dass ein Button-Down-Shirt und eine Khakihose ausreichend sind.

6. Sprechen Sie der Reihe nach

Halten Sie das Meeting organisiert, indem Sie nur sprechen, wenn Sie das Wort haben. Stellen Sie während der festgelegten Fragestunde Fragen und heben Sie die Hand, damit der Vorsitzende erkennt, dass er das Wort hat. Unterbrechen Sie niemanden, während er spricht oder eine Frage stellt.

7. Hören Sie zu, hören Sie wirklich zu

Möglicherweise werden viele der Fragen, die Sie zu einem Thema haben, durch den Inhalt des Meetings beantwortet. Hören Sie dem Meeting aufmerksam zu und machen Sie sich Notizen. Aktives Zuhören ist respektvoll und bietet Ihnen eine solide Grundlage für die Formulierung Ihrer Antwort.

8. Bleib ruhig

Vermeiden Sie nervöse Gewohnheiten wie das Antippen eines Stiftes auf dem Tisch, hörbare Geräusche mit dem Mund, raschelnde Papiere oder das Klopfen Ihrer Füße auf dem Boden. Dies lenkt andere Teilnehmer ab und lässt Sie ängstlich aussehen, auch wenn Sie es nicht sind.

9. Seien Sie höflich mit Ihrem Telefon

Schalten Sie Ihr Handy vor Beginn des Meetings aus. Wenn Sie einen dringenden Anruf erwarten, stellen Sie Ihr Telefon so ein, dass es vibriert und Sie sich von der Besprechung entschuldigen, wenn der Anruf eingeht. Wenn keine Laptops für die Besprechung genehmigt wurden, schalten Sie Ihre aus und senken Sie den Bildschirm ab, damit Sie niemanden behindern Aussicht.

10. Bringen Sie keine Gäste mit

Bringen Sie keine unangekündigten Gäste zu einem Meeting. Wenn Sie jemanden haben, den Sie zu einer Besprechung mitbringen möchten, wenden Sie sich an den Vorsitzenden, um die Erlaubnis zu erhalten, Ihren Gast mitzubringen. Wenn keine Erlaubnis erteilt wird, bringen Sie ihn nicht mit.