Verwendung von Microsoft Word in Unternehmen

Microsoft Word ist eine der weltweit am häufigsten verwendeten und bekanntesten Office-Software. Oldtimer kennen es als ein ausgeklügeltes Textverarbeitungsprogramm für die Dokumenterstellung mit einer Vielzahl von Schrift- und Formatierungsoptionen, aber Word hat im Laufe der Jahre an Leistung und Komplexität zugenommen. Die Integration in Office 365 und Microsoft OneDrive macht es für große und kleine Unternehmen noch vielseitiger. Gleichzeitig hat das Hinzufügen vieler neuer Funktionen die Schwierigkeit erhöht, Word vollständig zu nutzen.

Das Microsoft Word-Ökosystem

Microsoft Word, bekannt als MS Word (oder gelegentlich als Micro Word), ist Teil einer Reihe von Software- und Produktivitätstools, die andere Titel enthalten, die den meisten Unternehmen bekannt sind, z. B. das Excel-Tabellenkalkulationsprogramm und die PowerPoint-Präsentationssoftware. Die vollständige Sammlung von Microsoft-Software, die Word und diese anderen Programme enthält, wird als Office 365 bezeichnet.

Einer der modernen Vorteile von MS Word besteht darin, dass es jetzt in Online-Funktionen integriert ist, mit denen Benutzer Dokumente in der Cloud erstellen und speichern können. Diese Funktion verleiht Word und den zugehörigen Programmen noch mehr Vielseitigkeit.

Word als Textverarbeitung

Wenn Sie ein gut aussehendes, professionelles Memo oder Whitepaper erstellen müssen, um es an den Chef zu senden, ist Word das Werkzeug der Wahl. Mit den Optionen in der Symbolleiste oben auf der Seite können Sie auf einfache Weise Funktionen wie Schriftart, Zeilenabstand, Ränder und spezielle Hervorhebungsoptionen wie Fettdruck und Hervorhebung auswählen. Sie können auch Hotlinks hinzufügen, Webadressen, die eine Seite im Internet direkt aus Ihrem Dokument für Systeme öffnen, die online sind.

Erweiterte Dokumentfunktionen

Word ist jedoch viel mehr als eine schicke Schreibmaschine. Rechtschreibprüfungsfunktionen überprüfen Ihre Rechtschreibung, um Ihr Dokument professionell zu halten. Word überprüft auch Ihre Grammatik und Verwendung und bietet in vielen Fällen alternative Formulierungsvorschläge. Über die Menüfunktionen können Sie schnell Tabellen und Grafiken erstellen.

Die eigentlichen Funktionen zur Dokumentenverwaltung von Word beruhen auf einigen seiner komplexeren (und natürlich komplizierteren) Funktionen, einschließlich automatisierter Indizierung, Erstellung von Gliederungen, standardisierter Formatierung von Referenzen und Einbindung in Bibliografien sowie Dokumentstatistiken wie der Anzahl der Wörter und Anzahl der Sätze.

Einer der Hauptvorteile von MS Word ist die Möglichkeit, Fotos, Illustrationen und andere visuelle Materialien einzubeziehen. Diese können mit den Drag & Drop-Funktionen des Programms in einem Dokument neu positioniert werden. Sie können auch Material aus anderen Programmen, z. B. eine Tabellenkalkulationstabelle, in Ihr Word-Dokument integrieren.

Vorlagen für Geschäftsdokumente

Es gibt buchstäblich Tausende von verfügbaren Vorlagen für Word, die beide im Programm enthalten sind und online aus Quellen verfügbar sind. Die Vorlagen unterscheiden sich stark im allgemeinen Erscheinungsbild, sodass Benutzer ein Design auswählen können, das am besten zu ihrer Unternehmenskultur passt. Vorlagen sind für fast alle Arten von Dokumenten verfügbar, die Sie sich vorstellen können:

  • Plakate
  • Flyer
  • Broschüren
  • Bericht umfasst
  • Buchumschläge
  • Kalender
  • Schreibwaren
  • Ankündigungen von Büropartys
  • Ruhestandsankündigungen
  • Preisverleihungen
  • Ausfüllbare Formulare
  • Webseiten

Und vieles mehr.

Werkzeuge zur Zusammenarbeit

Die Integration von Word in OneDrive und internetfähige Funktionen macht es zu einem leistungsstarken Tool für die Zusammenarbeit. Geschäftsdokumente werden häufig von vielen Händen mit unterschiedlichen Abschnitten erstellt, die von unterschiedlichen Personen geschrieben wurden, sowie von Mitarbeitern und Managern, die Vorschläge für die Überarbeitung eines Dokuments machen. Die Funktionen für die Zusammenarbeit und Überprüfung von Word machen diesen Prozess überschaubar. Benutzer können online auf die neueste Version eines Dokuments zugreifen, Änderungen, die von anderen Überprüfern vorgenommen wurden, schnell anzeigen und ihre eigenen Änderungen direkt am Text oder als Kommentare vornehmen, die getrennt vom Haupttext angezeigt werden.

Word speichert auch einen Großteil des Verlaufs der vorgenommenen Änderungen. Wenn Sie oder Ihr Team sich entscheiden, auf eine frühere Version eines Dokuments zurückzugreifen, steht es Ihnen weiterhin zur Verfügung.