Der Unterschied zwischen einem Geschäftsmemo und einem Geschäftsbrief

Geschäftsnotizen sind interne Dokumente, die an Mitarbeiter gesendet werden, um Informationen über das Unternehmen zu übermitteln, während Geschäftsbriefe externe Mitteilungen sind, die sich häufig auf Verkaufsaktivitäten oder Kundenbedürfnisse beziehen oder einen Lieferanten oder eine Regierungsbehörde abfragen. Die Formatierung ist für jeden unterschiedlich. Wenn Sie lernen, wie Sie die einzelnen Formatierungen richtig erstellen, können Sie Ihre Nachricht effektiver kommunizieren.

Geschäftsnotizen an Mitarbeiter

"Memo" ist die Abkürzung für Memorandum, das sich auf eine Erinnerung oder eine Benachrichtigung über einen wichtigen Punkt bezieht. Oft werden Memos gesendet, um Mitarbeiter über eine Besprechung oder eine neue Richtlinie zu informieren, die nach Ansicht des Unternehmens wichtig genug ist, um mehr als Mundpropaganda zu rechtfertigen. Memos sind häufig informell, wobei Struktur, Formatierung, Grammatik und bei gedruckten Memos die Papierqualität weniger berücksichtigt werden.

Geschäftsbriefe außerhalb des Unternehmens gesendet

Briefe sind formellere Dokumente, die an Personen außerhalb Ihres Unternehmens gesendet werden. Sie können Informations- oder Klärungsanfragen einer Regierungsbehörde enthalten. Antworten auf Kundenbeschwerden oder -anfragen; oder Stellplätze oder Vorschläge an Anbieter, Kunden oder Medien. Briefe werden normalerweise auf hochwertigem Papier anstatt auf Kopierpapier geschrieben und sorgfältig Korrektur gelesen, um selbst kleinste Fehler zu vermeiden.

Überschriften in Memos und Briefen

Ein Memo muss nicht stationär sein oder Ihren Firmennamen, Ihr Logo, Ihre Adresse oder andere Elemente enthalten, die normalerweise auf dem Briefkopf zu finden sind. Ein Memo enthält häufig eine Überschrift oben links auf dem Papier, die vier Zeilen enthält, in denen angegeben ist, wer die Notiz sendet, wer sie empfängt, welches Thema das Memo abdeckt und welches Datum.

Ein Brief wird normalerweise im Geschäftsverkehr geschrieben, wobei das Datum unter dem Briefkopf auf der linken Seite angezeigt wird. Eine leere Zeile trennt das Datum und die Adresse des Empfängers, einschließlich Name, Titel und Adresse des Empfängers. Nach einer weiteren leeren Zeile erscheint eine Anrede wie "Sehr geehrter Herr Smith".

In Briefen und Memos verwendete Inhalte

In einem Memo wird im ersten Satz der Zweck des Kommuniqués angegeben, gefolgt von Informationen, die sich kurz mit dem Wer, Was, Wo, Warum, Wann und Wie des Inhalts befassen. In einem Memo, das häufig einer Besprechung vorausgeht oder eine kurze Ankündigung macht, findet sich wenig Unterstützung oder Detail. Wenn ein Unternehmen detaillierte oder komplizierte Neuigkeiten bekannt gibt, wird es eine Konferenz abhalten oder einen längeren Bericht vorlegen. Empfänger eines Memos können sich an den Absender des Memos oder an einen Vorgesetzten wenden, wenn sie weitere Informationen benötigen.

Ein Brief beginnt mit dem Grund für das Schreiben und spricht dann den Grund an. Ein Brief bietet normalerweise mehr Details, Unterstützung und Rechtfertigung als ein Memo, da der Briefschreiber häufig einen Verkauf tätigen oder eine Frage beantworten muss.

Memo oder Brief schließen

Ein Memo fasst den Inhalt nicht zusammen oder rekapituliert ihn nicht. Oft endet er mit einem Aufruf zum Handeln, z. B. wenn der Leser gebeten wird, das Datum des kommenden Meetings in seinen Kalender aufzunehmen oder die im Memo empfohlene Aktion fortzusetzen. Ein Brief endet oft mit einem Abschluss, bedankt sich, bittet den Leser, sich an den Verfasser zu wenden, und enthält den Namen und den Titel des Absenders. Viele Buchstaben enthalten eine PS oder ein Postskriptum, mit dessen Hilfe eine Tatsache oder Information hervorgehoben werden kann.