Schritt-für-Schritt-Abrechnungsprozess

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst viele Aufgaben, um genaue und zeitnahe Gehaltsschecks sowie die Einhaltung der Lohnsteuer und der Aufzeichnungen sicherzustellen. Diese Aufgaben können nicht überstürzt werden und sollten mit akribischen Details ausgeführt werden. Andernfalls können fehlerhafte Gehaltsschecks und unangemessene Lohnsteuer- und Aufzeichnungsverfahren die Folge sein.

Die erstere Situation kann dazu führen, dass sich die Mitarbeiter aufregen. Die beiden letztgenannten Situationen können zu Strafen des Internal Revenue Service und des US-Arbeitsministeriums führen. Wenden Sie daher bei der Gehaltsabrechnung einen schrittweisen Prozess an.

  1. Prozessabrechnung im Voraus verarbeiten

  2. Verarbeiten Sie die Gehaltsabrechnung im Voraus. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Ihnen ausreichend Zeit lässt, die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu bearbeiten und erkannte Fehler zu korrigieren, bevor die Mitarbeiter ihre Gehaltsschecks erhalten. Führen Sie beispielsweise die Lohn- und Gehaltsabrechnung zwei oder drei Tage vor dem tatsächlichen Zahltag durch.

  3. Mitarbeiterdatensätze aktualisieren

  4. Nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen an der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters vor. Dies beinhaltet: Adressänderungen; Änderungen des Lohnabzugs, wie z. B. Änderungen des Formulars W-4 und der staatlichen Einkommensteuer; und freiwillige Abzugsänderungen wie Alters- und Gesundheitsleistungen. Geben Sie außerdem neue Einstellungsinformationen für Mitarbeiter ein, die in der aktuellen Gehaltsperiode eingestellt wurden.

  5. Zeitnehmungsdaten berechnen

  6. Berechnen Sie Zeitnehmungsdaten aus Zeitkarten oder Arbeitszeitnachweisen und geben Sie die zu zahlenden Stunden in das System ein, z. B. reguläre Stunden, Überstunden und Urlaubszeiten. Wenn Sie ein computergestütztes Zeitnehmungssystem verwenden, können Sie die Zeit in die Abrechnungssoftware importieren. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass die Zeit korrekt transportiert wird, und die erforderlichen Änderungen vornehmen.

  7. Prorate Pay nach Bedarf

  8. Zahlen Sie andere Einkommensarten wie Boni, Provisionen und rückwirkende Löhne aufgrund einer Gehaltserhöhung. Nehmen Sie andere Anpassungen vor, z. B. zusätzliche Löhne oder Lohnabzüge aufgrund von Über- oder Unterzahlungen aus einer früheren Zahlungsperiode. Teilen Sie das Gehalt der Angestellten auf, wenn sie kündigt, aber nicht die gesamte Lohnperiode arbeitet, und geben Sie in der Lohnbuchhaltungssoftware Stoppdaten ein, um zukünftige Zahlungen zu stoppen.

  9. Darüber hinaus sollte das Gehalt des neuen Mitarbeiters anteilig sein, wenn er nach Beginn der aktuellen Gehaltsperiode eingestellt wird. Wenn sie beispielsweise am vierten Tag der zweiwöchentlichen Vergütungsperiode mit der Arbeit beginnt, zahlen Sie ihr sieben statt zehn Arbeitstage.

  10. Überprüfen Sie die Abrechnungsberichte

  11. Drucken Sie Berichte, mit denen Sie die Gehaltsabrechnung überprüfen können, bevor Sie Gehaltsschecks drucken und die Direkteinzahlungsdatei erstellen. Nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.

  12. Drucken Sie Gehaltsschecks und Pay Stubs

  13. Drucken Sie Gehaltsschecks und Gehaltsabrechnungen. Generieren Sie die Direkteinzahlungsdatei und leiten Sie sie an die Bank weiter. Wenden Sie sich an die Bank, stellen Sie sicher, dass sie ordnungsgemäß eingegangen ist, und überprüfen Sie den erhaltenen Betrag.

  14. Führen Sie Gehaltsabrechnungen

  15. Drucken Sie die Lohn- und Gehaltsregister, in denen die Brutto-Netto-Löhne der Mitarbeiter für die aktuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgeführt sind. Datei in einem vertraulichen Speicherbereich. Bewahren Sie diese Aufzeichnungen mindestens drei Jahre lang auf. Führen Sie mindestens zwei Jahre lang Aufzeichnungen über die Zeitmessung und die Aufzeichnungen, auf denen die Lohnberechnungen basieren.

  16. Berichte drucken und verteilen

  17. Drucken und verteilen Sie Berichte, die von verwandten Abteilungen wie Personal und Finanzen für die Verwaltung und Abstimmung von Leistungen benötigt werden. Wenn eine separate Abteilung oder Firma eine Lohnsteuer abwickelt, leiten Sie die erforderlichen Steuerunterlagen für jede Lohnperiode an die entsprechende Person weiter.

  18. Trinkgeld

    Die Lohnbuchhaltungssoftware berechnet die Lohnsteuer für Sie. Halten Sie dennoch immer eine Kopie des Rundschreibens E des Internal Revenue Service bereit, damit Sie Ihre Lohnsteuerpflichten besser verstehen. Wenden Sie sich an Ihre staatliche Steuerbehörde, um Richtlinien zu Ihren staatlichen Lohnsteuerpflichten zu erhalten.