So richten Sie ein Memo an Ihre Mitarbeiter

Es mag so aussehen, als wäre ein Memo - kurz für "Memorandum" - ein Dokument, das Sie schnell abbrechen können, ohne zu viel darüber nachzudenken. Obwohl Memos von Natur aus kurz sind (nicht mehr als zwei Seiten), können und sollten Sie viel in diese ein oder zwei Seiten packen, damit sie lesenswert sind. Es kommt auch darauf an, an wen das Memo gerichtet ist; Der Verfasser hat in einem Memo möglicherweise einen anderen Fokus als der Präsident oder ein Memo an die Mitarbeiter als nur auf sein Team. Unabhängig davon, ob Sie Informationen übermitteln oder um Antworten bitten, wird durch Befolgen eines bewährten Formats sichergestellt, dass Sie alle Informationen angeben, die Ihre Empfänger benötigen.

Beginnen Sie mit der Person, an die das Memo adressiert ist

Die Überschrift steht in einem Memo an erster Stelle und ist wichtig, da sie den Empfängern mitteilt, worum es in dem Memo geht und wer sonst noch empfängt. Mit anderen Worten, an wen sich das Memo richtet - ob der Verfasser das Memo an Mitarbeiter im Allgemeinen oder nur an ihr / sein Team sendet - und warum sie es lesen sollten. Laut Lexico sollte eine Beispielüberschrift Folgendes enthalten:

  • TO: Name und Titel der Person
  • Cc: Alle anderen Empfänger
  • VON: Ihr Name und Titel
  • DATUM: Monat, Tag, Jahr ohne Abkürzungen
  • Thema: Spezifisches Thema des Memos

Das Online Writing Lab (OWL) der Purdue University betont, dass Memos zwar nicht die formellste Kommunikation sind, Sie die Empfänger jedoch auch dann mit ihrem vollständigen Namen anrufen sollten, wenn ihre Spitznamen unternehmensweit verwendet werden. Mitarbeiter, die von allen als "Fisch" oder "Rot" bezeichnet werden, sollten daher mit ihrem richtigen Namen in der Adressatenzeile angesprochen werden.

Verstehen Sie die Bedeutung der Betreffzeile

Sie hoffen, dass ein Memo des Firmenpräsidenten, CEO oder des eigenen Managers eines Mitarbeiters von allen Empfängern vollständig gelesen wird. Viele Memo-Leser schauen jedoch automatisch auf die Betreffzeile, um ihnen schnell zu sagen, worum es in diesem Memo geht. Sie möchten beurteilen, wie wichtig das Memo für sie wirklich ist und ob sie alles lesen müssen. Die Betreffzeile gibt den Lesern auch einen Bezugsrahmen, um ihre Aufmerksamkeit von dem abzulenken, was sie zuvor getan haben.

Die Betreffzeile muss laut Purdues OWL sehr spezifisch für den tatsächlichen Inhalt des Memos sein. Es sollte prägnant sein, ja, aber klar sagen, was in dem Memo steht. Das Lesen von Beispielen für nicht spezifisch genug Betreffzeilen und wie sie verbessert wurden, kann Ihnen helfen, den Unterschied zu verstehen und Ihre Betreffzeilen zu verbessern, um mehr Leserschaft zu erhalten:

  1. SUBJECT LINE: Sicherheit ÄNDERUNG IN: Schützen Sie Ihre persönlichen Gegenstände vor Bürodiebstahl.
  2. Betreffzeile: Büromaterial ÄNDERN IN: Neue Methode zur Bestellung von Büromaterial.
  3. SUBJECT LINE: Letzte Absolventen ÄNDERN ZU: Letzte Absolventen der Tour Company nächste Woche.

Geben Sie zuerst Ihren Hauptpunkt an

Memos sind einfache Kommunikationsformen, keine Teaser, die sich bis zum Hauptpunkt aufbauen. Nach dem Lesen der Betreffzeile gehen die meisten Leser sofort zum ersten Satz, um den Hauptpunkt des Memos zu sehen. Setzen Sie den Hauptpunkt daher am Anfang, vorzugsweise in die erste Zeile. In einem Artikel über das Schreiben von Geschäftsnotizen auf der Writing Center-Website der George Mason University wird erklärt, dass der wichtigste Punkt beim Schreiben von Memos darin besteht, das Memo mit Ihrem Hauptpunkt zu beginnen. Auf diese Weise erfährt der Leser sofort, was in dem Memo behandelt wird.

Wenn Ihre Betreffzeile "Schützen Sie Ihre persönlichen Gegenstände vor Bürodiebstahl" lautet, lautet die erste Zeile Ihres Memos möglicherweise: "In letzter Zeit wurden mehrere Fälle von Diebstahl persönlicher Gegenstände im Büro gemeldet." Jetzt hast du ihre Aufmerksamkeit. Die Betreffzeile war nicht nur ein Vorschlag; In Ihrem Büro gab es tatsächlich Diebstähle. Folgen Sie mit zusätzlichen Sätzen, die Informationen enthalten, wie z. B. "Wir konnten nicht feststellen, wer für diese Diebstähle verantwortlich ist, und aufgrund der Anzahl der Besucher in unseren Büros kann die Lösung dieses Problems einige Zeit in Anspruch nehmen. Daher bitten wir Sie darum Sie sperren entweder persönliche Gegenstände in Ihren Schreibtisch oder nehmen sie jedes Mal mit, wenn Sie Ihren Bereich verlassen. "

Wenn Leser weitere Informationen wünschen, lesen sie weiterhin Ihre unterstützenden Punkte. Wenn Sie jedoch Ihre wichtigsten Informationen im Voraus angeben, wissen mehr Leser, worum es in dem Memo geht, auch wenn sie nicht weiterlesen. Ihre Mitarbeiter sind mit ihrer Arbeit beschäftigt und erhalten möglicherweise tagsüber Hunderte von E-Mails und Memos, die sie möglicherweise nicht vollständig lesen können. Wenn sie jedoch wissen, worum es in Ihrem Memo geht, werden sie sich nach ihren dringenden Terminen, Kundenanrufen und Fristen eher daran erinnern, darauf zurückzukommen.

Verwenden Sie Unterüberschriften, um die Leser anzuleiten

Laut George Mason University überfliegen einige Leser gerne Dokumente, einschließlich Memos, für die wichtigsten Punkte. Verwenden Sie dazu informative Unterüberschriften im gesamten Memo, damit sie, wenn sie nur die Betreffzeile und die Unterüberschriften lesen, den Kern des Memos verstehen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Überschriften stark und erklärend sind, genau wie Sie es mit der Betreffzeile tun. Dies ist nicht der Ort, um klug und mysteriös zu sein.

Wenn Sie Ihr Memo über Bürodiebstahl fortsetzen, können Sie für jeden Sicherungspunkt, den Sie erstellen möchten, eine Überschrift schreiben und diese fett hervorheben, z. B.:

  • Diebstähle ereigneten sich in den letzten zwei Wochen
  • Andere Erklärungen wurden ausgeschlossen
  • Maßnahmen, die Sie jetzt ergreifen sollten

Erweitern Sie jede Unterüberschrift in einem Absatz darunter. Geben Sie für die erste Überschrift zum Zeitpunkt der Diebstähle die tatsächlichen Daten der Diebstähle oder relevante Informationen an, z. B. dass sie alle freitags aufgetreten sind. Erklären Sie unter dem zweiten Thema, dass die Möglichkeit, dass die Gegenstände einfach verloren gingen, diskutiert, aber ausgeschlossen wurde, weil zu viele Vorfälle zu nahe beieinander lagen.

Erwägen Sie das Hinzufügen einer Zusammenfassung

Wenn Sie nach dem Schreiben des Großteils Ihres Memos zwei Seiten lang sind und viele Informationen enthalten, möchten Sie möglicherweise eine Zusammenfassung hinzufügen - manchmal auch als Zusammenfassung bezeichnet -, die die Leser scannen können, um die benötigten Informationen zu erhalten. Diese optionale Zusammenfassung befindet sich am Anfang des Memos, sodass Sie den Lesern tatsächlich eine Vorschau auf das geben, was das Memo abdeckt, obwohl es laut Purdue OWL als Zusammenfassung geschrieben ist.

Beginnen Sie mit dem Hauptpunkt Ihres Memos, gefolgt von den Punkten, die Ihre Hauptidee unterstützen, in der Reihenfolge, in der die Punkte im Memo behandelt werden. Geben Sie dann klar an, welche Maßnahmen die Leser ergreifen sollen. Einige Leser bevorzugen Memos mit Zusammenfassungen, da sie die Überschrift und die Betreffzeilen sowie die Zusammenfassung lesen und genau wissen, was in dem Memo behandelt wird, ohne die gesamten zwei Seiten zu lesen. Wenn Ihr Memo jedoch eine Seite oder weniger umfasst, müssen Sie keine Zusammenfassung hinzufügen.

Richtig öffnen, schließen und formatieren

Mary Cullen, Executive Writing Coach und Gründerin von Instructional Solutions, weist darauf hin, dass Memos interne Dokumente sind, während Geschäftsbriefe extern sind und E-Mails beides sein können. Wenn Sie jedoch bei einem Projekt eng mit einem Kunden zusammengearbeitet haben, können manchmal Memos für die Kommunikation mit ihm verwendet werden. Memos beginnen weder mit einer Begrüßung noch mit einer abschließenden Unterschrift.

Die Purdue OWL erklärt, dass Absätze, da es sich bei Geschäftsnotizen um Geschäftsdokumente handelt, dem Geschäftsformat folgen und linksbündig sein sollten, nicht eingerückt wie im akademischen Schreiben. Die Zeilen sollten einen einfachen Abstand mit doppelten Abständen zwischen den Absätzen haben. Zum Abschluss schlägt Cullen vor, das Memo mit einem starken Aufruf zum Handeln zu beenden. Sagen Sie den Lesern, was sie als Nächstes tun sollen, ob dies die Art und Weise ändern soll, wie sie einen Vorgang ausführen, Feedback zum Thema des Memos geben oder sich die Informationen einfach merken, wann immer sie sie benötigen.