So drucken Sie W-2-Formulare

Kleine und große Unternehmer verwenden das W-2-Formular, um den Mitarbeitern Lohn- und Gehaltsinformationen zu melden. Das ausgefüllte Formular gibt Ihren Mitarbeitern Auskunft über den Geldbetrag, den sie in einem Steuer- oder Kalenderjahr verdient haben, sowie über Quellensteuerinformationen, z. B. Bundes- und Landessteuer, falls zutreffend. Laut Gesetz müssen W-2-Formulare bis zum 31. Januar nach Ablauf des Steuerjahres an alle Mitarbeiter verteilt werden. Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, das keine Steuersoftware besitzt, nutzen Sie einen kostenlosen Service der Sozialversicherungsbehörde, um W-2-Formulare auszufüllen und auszudrucken.

1

Eröffnen Sie ein kostenloses Geschäftskonto bei der Social Security Administration auf deren Website socialsecurity.gov. Mit diesem Service können Sie als kleines Unternehmen bis zu 20 W-2-Formulare kostenlos erstellen und drucken.

2

Geben Sie die Unternehmensinformationen in die W-2-Vorlage ein. Dazu gehören Ihr Firmenname, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre Steueridentifikationsnummer.

3

Geben Sie die Identifikationsinformationen jedes Mitarbeiters ein, z. B. Name, Adresse und Sozialversicherungsnummer. Geben Sie die entsprechenden jährlichen Lohn-, Gehalts- und Quellenangaben aus Ihren Gehaltsabrechnungen ein. Überprüfen Sie die Informationen noch einmal, um die Richtigkeit sicherzustellen. Ihre Mitarbeiter verwenden diese Informationen für ihre Einkommensteuererklärungen. Daher müssen die Daten präzise sein, um Steuerfehler zu vermeiden.

4

Drucken Sie die Formulare aus. Überprüfen Sie die gedruckten Formulare noch einmal auf Fehler. Wenn die Formulare korrekt sind, legen Sie sie in Unternehmensumschläge und senden Sie sie an Ihre Mitarbeiter.